O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções básicas:

• Conter a chave numérica para que se consulte a condição de regularidade da Nota Fiscal Eletrônica que o DANFE representa;
• Conter o código de barras unidimensional com a chave numérica, para que se consulte a Nota Fiscal Eletrônica que o DANFE representa, a partir de um leitor apropriado;
• Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo outras informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc);
• Auxiliar na escrituração das entradas acobertadas por NF-e, no caso de destinatário impossibilitado de receber o arquivo do documento fiscal eletrônico da NF-e.

Características do DANFE:

• O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma;
• O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e;
• Quando a legislação tributária exigir a utilização de vias adicionais ou prever utilização específica para as vias das notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá emitir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma;
• O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas ou formulário contínuo, bem como ser pré-impresso;
• O DANFE poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico;
• Os contribuintes, mediante autorização de cada Unidade da Federação, poderão solicitar alteração do leiaute do DANFE, previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios;
• Não pode conter informações impressas que não constem da respectiva NF-e.

Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui, e não se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.

O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.

Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.

O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NF-e antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria acobertada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento, uma vez que o mesmo não representa o documento fiscal que acoberta a operação.

Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).

Importante destacar que o DANFE não poderá conter informações impressas que não estejam na NF-e respectiva.

O DANFE pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no formato A4.

A segurança do sistema não é do DANFE em si, mas sim da NF-e a que ele se refere. A chave contida no DANFE é que permitirá, através de consulta no ambiente SEFAZ, verificar se aquela operação está ou não regularmente acobertada por documento fiscal hábil (NF-e) e a que operação este documento eletrônico se refere.

Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.

Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE.

Sim, a NF-e substitui a Nota Fiscal em papel modelos 1 ou 1A e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito da mercadoria interestadual e no trânsito da mercadoria até o embarque da mercadoria.

A Receita Federal, os demais Estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o Modelo de Nota Fiscal Eletrônica e, independentemente de determinada Unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para acobertar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

A Cláusula oitava do Ajuste SINIEF 07/05, com alterações introduzidas pela Ajuste SINIEF 04/06, determina em seu parágrafo primeiro:

"Cláusula oitava Concedida a Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir a NF-e para a Receita Federal do Brasil.
§ 1º A administração tributária da unidade federada do emitente também deverá transmitir a NF-e para a unidade federada:
I - de destino das mercadorias, no caso de operação interestadual;
II - onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior;
III - de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior. (...)" (grifos nossos)

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela também não precisará guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo assim guardar apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue.

A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e.

A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a Nota Fiscal de circulação de mercadorias Modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.

Em quaisquer dos casos, a Nota Fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a sua existência e validade pela Internet.