SEFAZ RS - PERGUNTAS FREQÜENTES DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Após o recebimento da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda, para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação.

Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, e única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.

Nas questões abaixo, foram relacionadas as principais dúvidas das principais etapas do processo de emissão de uma NF-e.

Na recepção da NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:

Assinatura digital - para garantir a autoridade da NF-e e sua integridade;
Formato de campos - para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo um campo valor preenchido com letras);
Numeração da NF-e - para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais do que uma vez;
Emitente autorizado - se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;

Dessa forma, uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito da mesma que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

Caso na validação sejam detectados erros ou problemas com assinatura digital, formato de campos ou numeração, a NF-e será rejeitada, não sendo, neste caso, gravada no Banco de Dados da SEFAZ.

Importante: ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no "Manual de Integração do Contribuinte", disponível na seção "Downloads".

A SEFAZ poderá, ainda, denegar uma NF-e caso o emitente não esteja mais autorizado a emitir NF-e. Neste caso, aquela NF-e será gravada na SEFAZ com status "Denegado o uso" e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.

A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela Nota Fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é "55" e os modelos das Notas Fiscais em papel correspondentes são "1 ou 1A".

Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento, devendo ser reiniciada quando atingido este limite ou a cada ano.

O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - RUDFTO.

Em tese não há um limite para o número de produtos ou itens de uma única NF-e, mas sim um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.

Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.

Importante:

Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas;
A Chave de Acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.

A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória.

Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.

A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.

O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor credenciado e assinada digitalmente com o certificado digital do estabelecimento emissor credenciado ou do estabelecimento matriz do emissor credenciado.

No caso de uma operação acobertada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando.

Desta forma, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização da NF-e.

Em relação ao DANFE é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DANFE correspondente à NF-e que acoberta a operação sempre acompanhe a mercadoria.

Após ter sido recebida e autorizada pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.

A NF-e poderá, dentro de certas condições, ser apenas objeto de cancelamento por pedido do emitente, que deverá gerar um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ.

O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção "Downloads".

Somente poderá ser cancelada uma NF-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento.

Para proceder ao cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção "Downloads".

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

A previsão da carta de correção foi aprovada recentemente no último CONFAZ de março de 2007, sendo que as alterações para NF-e emitidas ainda estão em estudos pela equipe técnica do projeto. Atualmente é possível o cancelamento da NF-e desde que não tenha ocorrido a circulação da respectiva mercadoria, conforme disposto na questão 11.

Tendo havido a circulação da mercadoria, a NF-e incorreta poderá ser recusada pelo destinatário, mas como já houve o fato gerador, ela não poderá ser cancelada e nem modificada.

A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras e o remetente emite nova NF-e, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.

Nesta segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida e, após as providências necessárias, uma nova NF-e de saída com a mercadoria encaminhada a seu cliente.

Há ainda a possibilidade de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica complementar, da mesma forma que na Nota em papel. Vide a questão 14 para maiores informações.

Em resumo, a Nota Fiscal Eletrônica segue os mesmos procedimentos previstos na legislação para a Nota Fiscal Modelos 1 e 1A.

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.

Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação.

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.

A funcionalidade de inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar a NF-e a seu cliente, de modo esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizado num site e acessível mediante uma senha etc.

Com relação à obrigatoriedade da entrega, a cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05, com a redação alterada pelo Ajuste SINIEF 04/06 determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que caso o destinatário não seja credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto acima deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação.

Depreende-se, portanto, que a entrega do arquivo digital da NF-e é obrigatória, cabendo ao destinatário da mercadoria, quando este não for emissor de NF-e credenciado, optar pela guarda do DANFE em substituição à guarda da NF-e.

O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

O DANFE pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no formato A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas ou formulário contínuo, bem como ser pré-impresso (vide seção sobre DANFE).

Para maiores informações, vide as questões relativas ao DANFE, ou consulte a cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/05, com alterações pelo Ajuste SINIEF 04/06, disponível na seção "Legislação".

Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o Modelo de Nota Fiscal Eletrônica pelo Ajuste SINIEF 07/05 e suas alterações. Independentemente de determinada Unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para acobertar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

Importante destacar que mesmo as Unidades Federadas que ainda não estão aptas a autorizar contribuintes a serem emissores de NF-e já estão recebendo as Notas Eletrônicas cujos destinatários sejam daquele Estado.

A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram à isso. A Nota Fiscal Eletrônica não altera os procedimentos atuais.

Nesta segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.

Importante:

Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada;
Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja Eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco.

A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da NF-e.

Nos termos da cláusula décima, parágrafo primeiro do Ajuste SINIEF 07/05, com redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06:

"§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e."

É importante frisar que a consulta da NF-e na internet permite que o destinatário da mercadoria tenha mais segurança na operação, pois possibilita um mecanismo de verificar se operação foi declarada ao fisco.

Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NF-e.

As Notas Fiscais Eletrônicas emitidas podem ser consultadas no Site Nacional da NF-e, no endereço www.nfe.fazenda.gov.br, ou no site da SEFAZ da Unidade Federada do emitente.

Para a visualização das informações da NF-e é necessário fornecer a Chave de Acesso da Nota Fiscal, impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE. Esta chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Esta chave pode ser digitada, capturada com o uso do Leitor de Código de Barras unidimensional, ou obtida diretamente do arquivo eletrônico da NF-e.

A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção pela SEFAZ. Findo este prazo, a consulta poderá retornar informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.

Atenção: Na consulta na Internet não é possível imprimir a imagem ou arepresentação gráfica da NF-e, mas apenas visualizar suas informações. Reforçamos que a Nota Fiscal Eletrônica é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital.

O DANFE é mera representação gráfica da NF-e e não se confunde com a NF-e. Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e é facultado proceder a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE e manter o DANFE em arquivo em substituição à NF-e.

Contudo, a obrigação de verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de uso da NF-e se aplica a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.

A empresa não é obrigada a escriturar a NF-e automaticamente através de sistema eletrônico, mas deverá sempre consultar a validade da NF-e no Portal Nacional ou no site da Unidade Federada do emissor da NF-e e proceder a escrituração como uma Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A em papel.

Os contribuintes credenciados a emitir a NF-e estão obrigados a manter em arquivo digital as NF-e recebidas pelo prazo previsto na legislação tributária. A escrituração da NF-e deverá ser realizada com os dados contidos na NF-e, obedecendo às mesmas disposições e prazos aplicáveis aos demais documentos fiscais.

No caso de problemas em qualquer etapa no processo de obtenção da autorização de uso da NF-e (seja por parte do contribuinte, ou da SEFAZ, ou ainda por fatores externos, como indisponibilidade da Internet, por exemplo), o contribuinte poderá adotar uma das seguintes soluções de contingência (cláusula décima primeira do ajuste SINIEF 07/05, com alterações introduzidas pelo Ajuste SINIEF 04/06), in verbis:

"Cláusula décima primeira - Quando em decorrência de problemas técnicos não for possível gerar o arquivo da NF-e, transmitir ou obter a resposta da autorização de uso da NF-e, o interessado deverá emitir o DANFE nos termos do § 1º ou, a critério da unidade federada, a nota fiscal modelo 1 ou 1-A em substituição a NF-e.

§ 1º Ocorrendo à emissão do DANFE nos termos do "caput", deverá ser utilizado formulário de segurança que atenda às disposições do Convênio ICMS 58/95, de 28 de junho de 1995, e consignado no campo de observações a expressão "DANFE emitido em decorrência de problemas técnicos", em no mínimo duas vias, tendo as vias a seguinte destinação:
I - uma das vias permitirá o trânsito das mercadorias até que sejam sanados os problemas técnicos, e deverá ser mantida em arquivo pelo destinatário, pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda de documentos fiscais;
II - outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.
§ 2º - No caso do § 1º:
a) o emitente deverá efetuar a transmissão da NF-e imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediram a sua transmissão;
b) o destinatário deverá comunicar o fato à unidade fazendária do seu domicílio se no prazo de 30 dias do recebimento da mercadoria não puder confirmar a existência da Autorização de Uso da NF-e.
§ 3º No caso de ter havido a transmissão do arquivo da NF-e e, por problemas técnicos, o contribuinte tenha optado pela emissão de nota fiscal modelo 1 ou 1-A, deverá providenciar, assim que superado o problema técnico, o cancelamento da NF-e, caso esta tenha sido autorizada."

Desta forma, a NF-e foi concebida para não dificultar ou impedir a atividade comercial das empresas.

Caso o usuário tenha optado por emitir a Nota Fiscal em papel (modelo 1 ou 1A), esta seguirá a seqüência das notas em papel que já vinham sendo emitidas. Quando o usuário retomar a utilização da NF-e, continuará da numeração da NF-e que havia parado. As numerações das Notas Fiscais em papel e eletrônicas não se confundem e nem se completam.

Caso o usuário tenha optado por emitir o DANFE em papel de segurança, deverá respeitar a numeração da NF-e que vinha sendo utilizada até então.

A escrituração de cada Nota Fiscal deverá respeitar seu modelo, série e numeração.

A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a Nota Fiscal de circulação de mercadorias Modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.

Em quaisquer dos casos, a Nota Fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a existência e validade da correspondente NF-e pela Internet.